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コミュニケーションのあり方|時間、気にしていますか?

Updated: May 29, 2019


こんにちは。代表の日置です。

今回もHS BLOGに来て頂き、ありがとうございます。

先日、運転中に電話がなりました。スマホの画面を見れば誰がかけてきたか解りますよね。

お客様だったので「出たい」と想ったのですが、バックミラー見てパトカーがいるのが分かっていたので、出れなかったんです。

(いや、パトカー居なくても運転中は出ないですよっ!^^;)

近くのコンビニに寄ってすぐ折り返すことが出来たのでよかったのですが、改めて想ったことがあるので今回はそのことを書いていきます。

電話とメール

僕は今ではお客様との諸連絡は殆ど(80%程)がメールです。

そして僕の場合は、メールといってもチャットツールのことを差すことが殆どです。

※チャットツール

PCやスマートフォンを使ってリアルタイムにコミュニケーションをとることができるコミュニケーションツール(アプリ)のことです。

LINE、Skype、FB Messenger、などの個人同士を目的としたコミュニケーションツールが日本では有名ですが、他に最近ではChatWork、Slackなどのビジネス用途のチャットツールも増えてきていて、導入している企業もかなり多くなっています。

チャット(※以降チャット)はメッセージをサクっと読めたり打てたりと、便利&簡単なので重宝しています。

本音は、ちょっとした簡潔に済む諸連絡はチャットの方が良いと想っています。

だからと言って全部チャットというわけにはいかず、チャットが良い時もあれば、メールでの方が良い時もあります。そう、殆ど電話は使いません。

電話を使う場合もありますが、それは緊急性や必要性が高い時くらいです。

ここからは僕が想う、コミュニケーションそれぞれのメリットを書いていきます。


_チャットのメリット

先に書いた通り、チャットのメリットは「サクっと」メッセージを送れるところ/読めるところにあります。

例えば、運転中にチャットが送られてきても、信号待ちの間に読めます。文字数にしてもそれほど多くなく、80〜120文字ほどです。これなら信号待ちの間に読めますよね。

※文字数制限はないので打とうと思えばもっと打てます。

「外出中なので帰社次第返信/対応します。」

といった返信で先方は「読んでくれた」と安心してくれます。

また僕だけでなく、僕の周りの人でもよくやる使い方が「今日の○○時に電話しても大丈夫ですか?」といった具合で、電話のアポなどにも使っています。

電話って想っている以上に時間が取られて、手も止まりがちになり、仕事への効率はそれほど良くないと想っています。

_メールのメリット

メールではチャットでは出来ないコミュニケーションの時に使用します。

解りやすい例としては、書類の送付。見積書や請求書、契約書などの書類等はチャットでは送りません。

お客様との連絡手法がチャットでしかない場合は止むを得ず、送る場合もあります。

セキュリティーの点で僕は不安です。それに僕個人の感覚として、ビジネスマナー上、やってはダメといった意識があります。

また書類を添付していなくても、情報量(文字数)が多い場合は、メールの方が読みやすく感じています。チャットはあくまでも簡易的な、会話をするような感覚で使っています。

さらにメールのメリットとしては言った言わないのようなトラブル/誤解を防ぐことが出来ます。電話だけだとどうしても、聞き間違えなどもあり、「話したことと違くない?」といったケースが生まれやすいです。

僕はそういった時は後からメールで、

「先ほどの内容は、○○日の■■時に△△△、でお間違いないですよね」

と再確認メールを送ります。そしてこのメールが証拠、といっては大袈裟な場合もありますが、保険になります。メールにはこういった有効的な使い方もあります。

_電話のメリット

電話のメリットはもちろん、相手の雰囲気を感じやすいことです。

やはり、というか文章や文字では相手の雰囲気、感情や想いというのは解りにくいです。その点電話だと、話し方や話し声でなんとなくではあるけど、相手の感情や想いを感じとれることが出来ます。

また先に緊急性のある時に使うと書きました。

期限が迫っているのに、あまりに返信が無い/遅い場合や、デザインカンプ(pdf等のファイル)を見ながらの擦り合わせの場合は電話をすることが多いです。

ただ僕の場合、肩と顔の間にスマホなどを挟む動作が出来ないので、そうすると手が動かせて、尚且つモニター見ながら会話ができる、Skypeなどの無料オンライン電話を使うケースが多いです。

_地域による違い

これは僕個人の感覚なので、賛否は受け付けません(笑)

へぇー、なんて軽く流してもらえれば良いかなと思います。

東京や大阪などの大都市圏では、チャット/メールでのコミュニケーションが多いのに対し、小規模の地方都市圏では電話でのコミュニケーションが多いです。

チャットツールをスマホに入れているにも関わらず、地方都市圏では使われていない人が多くいます。メールアドレスを持っていても「電話の方が安心」といったことで電話、さらにはFAXを使う人が多くいます。

年齢に関係なく、こういった傾向が強いなぁと想うことが多々あります。電話がダメという訳ではなく、相手が出られない状況や状態の場合でも連絡を入れやすいメリットもチャット/メールにはあります。

まとめとして

コミュニケーションはとても重要です。

ビジネスマンに重要なのは当然ですが、社長や経営者といった立場の方はもちろん、ご自身で事業をやられている方にとっては、時間といったことも同じかそれ以上に重要です。

社長や経営者、事業者といった人にとって手が塞がったり、それまでしていたことが止まることは痛いことだと思います。

なので電話以外のツール/方法でコミュニケーションがとれるのであれば、それらを使った方が良いと僕は想っています。

『時間』を少しでも確保する為にも、便利なモノ/コト/ツールはどんどん活用していくべきだと想っています。

かといって、電話ももちろん大事です。

実はこのブログを書き終わろうとしている時、まさに「電話」に関する重大問題が発生し、その問題を解決するべく電話でコミュニケーションをとっていました。

そう緊急性を要する場合は電話も使います。電話とチャット(今回はFBメッセンジャー)を併用していました。

面倒だからとか解らないからとか言わずに、便利なモノはどんどんと使っていけば良いと考えています。仕事の効率、アップしますよー(o^-^o)

今回も最後まで読んでくださり、ありがとうございます。

#働き方改革 #SNS #コミュニケーション #言葉 #仕事の流儀 #電話 #チャットツール

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